Wie du deine Produktivität steigerst und weniger Stress hast

Die eigene Produktivität steigern ist nicht unbedingt einfach. Dabei möchte jeder von uns möchte aus ganz unterschiedlichen produktiver sein. Sei es nun um mehr Geld zu verdienen, die eigenen Ziele zu verwirklichen oder um mehr Zeit mit der Familie zu verbringen.

Viele Zeitfresser warten aber nur darauf, uns diese kostbare Minuten zu stehlen. Nur eben schnell die E-Mails checken oder den Artikel lesen, und danach mache ich mit der Aufgabe weiter. Nur zu häufig erwischen wir uns bei solchen Ausflügen. Doch das lässt sich vermeiden.

Was ist Produktivität?

Produktivität ist ein Begriff der aus der Wirtschaft stammt, und das Verhältnis zwischen Input und Output beschreibt. Im Alltag ist der Input die investierte Zeit und der Output sind die erledigten Aufgaben. Oder? Lässt sich das so einfach umwandeln? Ein genauer Blick auf die beiden Faktoren lohnt sich.

Der Output – Die eigenen Ziele erreichen

Productivity isn’t about how much you produce, it’s about how much you accomplishChris Bailey

Chris hat in seinem Blog „a year of productivity“, eine interessante Zusammenfassung geschrieben. Er ist der Meinung, Produktivität darf nicht mit Quantität gleichgesetzt werden. Es ist wichtig, dass du dich zuerst auf die Aufgaben konzentrierst, die dir viel bedeuten und eine große Hebelwirkung haben. Und um solche Aufgaben zu identifizieren helfen dir die folgenden Fragen.

  • Hat diese Aufgabe einen langfristigen Einfluss, der über eine Woche / Monat hinaus geht?
  • Wie ändert das mein Leben, meine Karriere oder meinen Beruf?
  • Bringt mich das einem großen Ziel näher?
  • Wie wichtig ist mir diese Ziel?

Es lohnt sich also die langfristige Ziele, das sind meistens die großen Träume, in den Vordergrund zu stellen. Die einzelne Aufgabe mag unscheinbar wirken, aber sie bringt dich einen Schritt näher zu deinem Ziel. Das ist echte Produktivität und macht dich langfristig glücklich und erfolgreich.

MIT – Most Important Tasks

Das Konzept ist sehr einfach. Ich habe es selbst zuerst auf zenhabits.net gelesen und sofort für mich übernommen. Von der Wirkung war ich total begeistert. Ein MIT ist die Aufgabe, die für dich am Wichtigsten ist, und du heute unbedingt erledigen willst. Starte am Anfang nur mit einem MIT pro Tag und wenn du etwas erfahrener bist, kannst du es mit 2 oder 3 MIT versuchen.

Ebenso wichtig ist es, dass du die Aufgabe gleich als Erstes früh am Morgen erledigst. Das erzeugt ein gutes Gefühl und du kannst sicher sein, dass der Tag erfolgreich wird. Noch besser ist es, wenn deine Aufgabe zu einem deiner ganz großen Ziele gehört.

Ich arbeite inzwischen jeden Tag mit 3 MITs und bin seit dem viel produktiver. Dieser Artikel ist z.B. mein erster MIT für heute. Der Artikel ist mit dem Ziel verknüpft diesen Blog bis auf Jahresende noch erfolgreicher zu machen.

Der Input – Zeit, Aufmerksamkeit und Energie

Die zweite Seite der Medaille ist der Input. Die Meisten von uns werden nach Stunden bezahlt und danach beurteilt. Das ist aber nur ein Teil der Wahrheit. Die anderen beiden Zutaten sind Energie und Aufmerksamkeit. Erst als ich das verstanden hatte, und angefangen habe meine Aufmerksamkeit und Energie besser zu managen konnte ich auch meine Produktivität steigern.

Energie verwalten und steigern

Jeder von uns weiß, wie er seine Zeit einplanen kann. Dazu gibt es den Kalender, To-Do-Listen und Termine. Doch wie verwalte ich meine Energie? Ebenso wie die Zeit, ist deine Energie begrenzt. Bei der Energie denkt jeder vermutlich von uns zuerst an die körperliche Kraft und Ausdauer. Das ist ein wichtige Energie, aber insgesamt hast du 3 verschiedene Dimensionen.

Zum Glück lässt sich die Kapazität jeder dieser Energien trainieren. Besonders gute Erfolge wirst du haben, wenn du alle 3 Energien verstehst und trainierst.

  • Physische Kraft und Ausdauer
    Gute Ernährung, Ausdauer- und Krafttraining steigern deine Kapazität. Diese Energie ist auch für alle Büroarbeiter sehr wichtig.
  • Mentale Belastbarkeit
    Diese Energie beschreibt wie lange du dich fokussieren und konzentrieren kannst. Durch langsame Steigerung deines Pensums erweiterst du deine Kapazität.
  • Emotionale Energie
    Deine Fähigkeit mit Stress umzugehen und dich selbst zu motivieren.

Alle diese Vorräte sind beschränkt und gehen schneller zur Neige als wir das möchten. Daher solltest du möglichst sorgsam mit deiner Energie umgehen und sie in die MIT investieren. Denn nach jedem Training wird dein Energie-Muskel zwar stärker aber benötigt eine Zeit zu regenerieren. Gönne dir daher regelmäßige Pausen um deine Energie nicht zu stark zu beanspruchen.

Tipp: Arbeite effektiver mit Zeitblöcken von 45 + 15 Minuten. In den 45 Minuten fokussierst du dich ganz auf deine Aufgabe und pausierst danach 15 Minuten. Dabei verlässt du den Rechner und widmest dich einfachen Aufgaben. Dies kann ein Gespräch mit den Kollegen sein oder der Abwasch zu Hause.

Weniger Stress durch MITs und Pausen

Seitdem ich meine wichtigsten Aufgaben als MIT gleich früh am Morgen abarbeite hat sich mein Stress deutlich reduziert. Zuvor ist es häufiger geschehen, dass ich in die Mittagspause gegangen bin, und die wichtigsten Aufgaben lagen noch vor mir. Gerade dann wurde der Stress besonders groß, da weniger Zeit, Energie und Aufmerksamkeit vorhanden waren.

Erstell dir gleich früh am Morgen eine Liste mit deinen 1-3 MIT. Arbeite diese Aufgaben zügig ab, noch bevor du deine E-Mails abrufst oder dich anderweitig ablenken lässt. Bis zum Mittagessen hast du so in den allermeisten Fällen bereits deine MITs erledigt und fühlst dich viel besser.

Arbeite mit regelmäßigen Pausen und lade so deine Energie wieder auf. Versuche einzuschätzen wie viel Energie, Aufmerksamkeit und Energie diese Aufgabe benötigt. Wenn du bereits stark erschöpft bist in einem Bereich, dann ist es sinnvoller die Aufgabe auf den nächsten Tag zu verschieben.

Hast du Tipps und Anregungen wie du deine Produktivität steigerst oder deinen Stress reduzierst? Dann freue ich mich auf deinen Kommentar.

Beitragsbild: ollyi – photodune.net

  • Sehr schöner Artikel – die MITs hören sich wirklich interessant an.

    Mir fällt persönlich das Fokussieren und „Nicht-ablenken-lassen“ am schwersten. Vor allem Social Media und das Internet im Allgemeinen sind für mich quasi „Berufsrisiko“. Vielleicht hilf da ja die von dir angesprochene Liste mit wichtigen Aufgaben.

    Danke für den Post.

    • Hallo Thomas,

      In der Tat ist die Verlockung der Ablenkung im Internet immer nur einen Klick oder einen Tab entfernt. Gerade wenn man mit mehreren Monitoren, Browsern und vielen Tabs arbeitet geht das so schnell. Ich schliesse konsequent alle anderen Tabs, die ich momentan nicht benötige. Dann ist die Verlockung schon mal etwas geringer auf den offenen Tab zu klicken.

      Gruß Tobias